Online ontmoeten neemt in deze Coronatijd een grote vlucht. Ik merk dat ik heel snel wen aan online overleggen. Met elk team ontwikkel je weer een routine. Als leidinggevende vraag ik mij ook af: “Hoe houden we elkaar vast als offline ontmoeten er de komende weken niet in zit? Hoe leidt je op afstand een team in een crisis?” Ik deel je vijf van mijn inzichten.

1. Vertrouw

Het klinkt natuurlijk als een open deur, want ook voor Corona was dit voor mij een uitgangspunt. Niettemin, veel signalen die je anders onbewust of in de wandelgangen oppikt, vallen nu weg. Van Weggemans is de uitspraak dat niemand komt naar zijn werk om er een zootje van te maken. Ergo, dat doe je ook niet als je thuiswerkt.

Hoe bouw je van een afstandje aan vertrouwen? Spreek kaders af en geen regels. De kern van kaders is de bedoeling. Wees alert dat taken en rollen helder blijven. Onzekerheid geeft ongemakkelijkheid. Kijk naar wat je wél weet. En leer met elkaar continue.

2. Een beller is sneller

Kom tot de kern. Ik merk dat de concentratieboog – ook de mijne – in een online overleg veelal korter is dan offline. Voor een deel komt dat doordat een belangrijk deel van de non-verbale communicatie wegvalt. Het kan ook zijn dat de huidige crisis nogal overweldigend is. En dan helpt het om kort en krachtig tot de kern van een bespreekpunt te komen.

Vergaderdiscipline is noodzakelijk om te kunnen horen wat ieder te zeggen heeft. Na de introductie van een punt doe ik veelal een rondje. Iedereen komt aan de beurt – dat is ook goed voor het besef van gelijkwaardigheid, voorspelbaarheid en sociale veiligheid. Daarna kan ieder reageren bij handopsteken. Punt samenvatten, conclusie, afspraak of besluit formuleren. Nog een rondje om akkoord te horen. Door de vaart er in te houden, kun je ook je aandacht er beter bij houden. Het is wel verstandig om de groep niet groter te laten zijn dan 12-15 personen.

3. Korte cirkels

Teams die werken met wekelijkse bordsessies zoals bij LeerKracht of Scrum, zijn al gewend aan korte cycli. Hoe meer onzekerheid, hoe kleiner de stapjes moeten zijn om vooruit te komen. Het overlegcircuit is gebaat bij korte cirkels en korte lijntjes. Beter twee keer per week een uur dan één keer per week twee uur uittrekken voor een overleg. Je hoeft er toch je deur niet voor uit!

4. Herijk verwachtingen

Meer dan ooit zijn het concreet uitspreken van verwachtingen, het managen ervan én het uitvragen bij anderen in onzekere tijden noodzakelijk. We doen nu alleen wat moet en wat we vol kunnen houden. Temper het tempo. Het hoeft niet perfect – tegen onderwijsmensen kun je dat gerust zeggen. Zij ervaren grote emotionele betrokkenheid bij het werk. Ik spreek daarom ook mijn vertrouwen uit in hun vakmanschap. En we zien dat beperkingen ook leiden tot innovatie. Niets is zo krachtig als het juiste idee op het juiste moment of het juiste moment voor het juiste idee. Dat is wijsheid in het hier en nu.

5. Check in / check out

Onzekere tijden voeden de vrees. Het moet glashelder zijn dat het welzijn van je team bovenaan staat. Vrees is besmettelijk. Evenals optimisme. Het eerste geef je een uitlaatklep. Het tweede leef je voor. Begin een online teamoverleg met een korte check in, waarbij je kunt variëren met een waarderende startvraag. Wat was afgelopen week je mooiste inzicht? Ook het uitchecken mag bij het online ritueel behoren.

Tot slot

Samenvattend: in kleine stapjes afwisselen van aandacht voor het proces, voor het resultaat, en voor welbevinden. Online, maar niet @lleen! Voor alles geldt echter: wat je offline niet voor elkaar kreeg, krijg je online ook niet op orde. 

Ik heb nog genoeg vragen over. Als dit online goed werkt, verbetert het dan straks de offline ontmoetingen? Wat betekent een onzekere tijd voor de sociale cohesie en sociale veiligheid in het team?